Her çalışanın ve işverenin en büyük problemlerinden birisi ofistir. Bakış açıları ve problem unsurları ofis masraflarından, ofis malzemelerine; ofis ve ev arasındaki uzaklığa dek değişse de özellikle startup konumunda olan işletmelerin ofis sıkıntıları bildik bir unsur. Yeni akımlar ise, bize hayli kolay bir alternatifi işaret ediyor: Sanal Ofis. 

Adresi ve Sekreteri Var

Sanal ofisler, resmî adres olarak gösterilebildiği gibi tahsis edilen bir sekreter de gelen telefonları firma ismiyle açabiliyor. Sanal ofisi olan kişinin uygunluk durumuna göre sekreter müşteriyi ofis sahibine aktarırken, tam tersi durumda müşterinin mesajı e-posta olarak ofis sahibine iletilmektedir. Bunların yanı sıra şirkete gelen kargoların alınıp, güvenli bir şekilde saklanması da sunulan hizmetler arasında.

Home-office veya freelance çalışanı fazla olan ajanslar, girişimciler, proje bazlı çalışanlar, iş seyahatleri fazla olduğu için ofisinde nadiren bulunanlar, müşteri ziyaretleri odaklı çalışanlar, denetim ve danışmanlık şirketlerinin son dönemde sıklıkla tercih ettiği çözüm olan sanal ofis, gittikçe yaygınlaştı. 

Bu uygulamayı kullanan bine yakın işletmeden, kazanca geçtikleri hususlarda hep farklı dönüşler gerçekleşti ancak bir şey hiç değişmedi: Memnuniyet. Zira dilediğiniz takdirde iş adresi gösterebildiğiniz, posta takibi sağladığınız, bir sekreter hizmeti aldığınız sanal bir varlıktan bahsediyoruz. Ek harcamalara sebep olmayan, durup dururken aksilikler çıkarmayan bir ofisi kim istemez ki?

Zaman, Verimlilik ve Bütçe

Tercih edenler için zaman, iş verimliliği ve bütçe anlamında ciddi kazanç sunan sanal ofis; insanların detay olarak kabul ettiği küçük ve teknik işleri direkt olarak hallederek işlerine odaklanmasını sağlıyor. Gündelik işlerin yoğunluğundan hem çalışanları hem de işverenleri kurtaran bu hizmet; önümüzdeki yıllarda daha da rağbet göreceğe benziyor. Üstelik yer aldığınız ülke haricinde dünyanın hemen hemen bütün ülkelerinden size adres sunulabiliyor. Pek tabii ki, bu tarz “sanal” kolaylıkların yanı sıra gerçek ofis deneyimi de sunulan paketleri de bulunuyor. Bunlar da, isim olarak “hazır ofis” adını taşıyor.

Kullanıma Hazır Ofisler

Sanal ofis uygulamasının yanı sıra tercihe göre senelik ya da günlük kiralama imkânları sunan hazır ofis uygulamalarında angarya olarak kabul edilen pek çok iş ortadan kalktığı için işe odaklanma ve hâliyle başarıya ulaşma da çok daha kolaylaşıyor.

Yeni bir ofis açılacağı zaman ortaya çıkan temizlik, stopaj ödemesi, internet, su ve elektrik faturaları ile ofis araç – gereçlerinin yanı sıra yüklü ve sarsıcı olabilen kira ödemelerinden de bu hizmeti alanlar etkilenmiyor. Tek başınıza ofis kiralamak istediğinizde hem maddi külfet hem de ciddi bir zaman kaybına yol açan bu işler; teknik açıdan da halledilmesi gereken detaylar olduğu için çoğunlukla daha yolun başındayken girişimcilerin eforlarının tükenmesine neden olabiliyor. Hazır ofis ile, bu detaylar halledilmiş ve ister dönemsel ister yıllık olarak kiralanmaya hazır bir hâlde ofisiniz sizi bekliyor olacak. Dahası; pek çok hazır ofiste kafe, danışma, resepsiyon, kargo takip ve posta gibi hizmetler de yer alıyor.

Ani Bir Toplantı Çıksa…

Bireysel olarak iletişim kurulmuşken, ani bir toplantı talebinde bulunan müşteriyi şık ve nezih bir ofiste ağırlamak; bilhassa bizim gibi mekân odaklı prestiji üst sırada tutan iş hayatında kaçınılmaz sükse getirir.

Ofis temizliği ve ofisteki olası eksiklikler, toplantı anına dek işverenin veya sunumu gerçekleştirecek olan personelin en büyük sıkıntısı hâline gelir; dikkat kaybı da kaçınılmaz olur. Ancak sanal ofis uygulamalarında her daim temiz ve eksiksiz olan ofisinizde çat-kapı ziyaretçilerinizi bile eksiksiz ağırlayabilirsiniz.

Ancak işin en güzel tarafı, toplantı bittiğinde ışıkları veya bilgisayarları açık unutup unutmadığınızı dert etmeden kapıyı çekip çıkabilmeniz olsa gerek!